een AI-abonnement Jouw data. Jouw Ai.
een AI-abonnement 100% Nederlands. 100% veilig.
een AI-abonnement Slimmer werken
+31 (0) 20 6 254 254 info@vindexai.nl Vrijblijvend adviesgesprek

CRM- en operationsplatform voor administratiekantoren

Klanten, dossiers, planning en uren in één omgeving. Meer overzicht en minder schakelen tussen systemen.
Contact

Kort gezegd 

Een CRM is zo goed als wat erin staat. In de praktijk schiet het bijwerken er vaak bij in. Klantinformatie staat in mailboxen, losse notities en verschillende systemen. Nieuwe klanten worden meerdere keren aangemaakt en informatie moet handmatig worden overgenomen.

Daardoor ontbreekt het overzicht en ontstaat onnodig dubbel werk.

Met het CRM- en operationsplatform van Vindex breng je klanten, dossiers, taken, uren en capaciteit samen in één omgeving. Zo ontstaat meer rust in de operatie en wordt sturen eenvoudiger.

Contact

Herkenbaar? 

Dit komt dagelijks terug:

  • klantgegevens en dossiers staan verspreid over verschillende systemen;
  • een nieuwe klant moet vaak meerdere keren worden aangemaakt;
  • de planning rond het aangifte- en jaarrekeningseizoen leeft in spreadsheets;
  • uren worden los geregistreerd en moeten achteraf worden nagebeld voor de facturatie;
  • niemand heeft actueel zicht op wie waaraan werkt en hoeveel capaciteit er nog is;
  • deadlines voor btw en aangiftes komen pas laat in beeld.

Dat voelt niet als sturen. Dat voelt als achteraf reconstrueren.

Plan een adviesgesprek in

Wat het platform doet

Het platform brengt klanten, dossiers, taken, uren en planning samen in één omgeving. Je ziet de voortgang van het werk, de beschikbare capaciteit van je mensen en de status van lopende dossiers.

Klant- en contactbeheer

Alle klantgegevens centraal op één plek.

Dossierbeheer per klant en opdracht

Overzicht van aangiftes, jaarrekeningen en lopende werkzaamheden.

Taken en workflowtracking

Van btw-aangifte tot jaarrekening.

Urenregistratie

Uren registreren per klant en dossier, direct gereed voor facturatie.

Capaciteitsplanning

Inzicht in bezetting en piekperiodes binnen het administratiekantoor.

Rapportages en dashboards

Voortgang, KPI’s en managementinformatie.

Koppelingen met bestaande systemen

Onder andere met boekhoudpakketten en andere applicaties.

Contact

Zo werkt het in de praktijk

Je legt een nieuwe klant één keer vast; de dossiers en taken lopen vanzelf mee. Uren koppel je aan de klant en het dossier, zodat ze direct factureerbaar zijn. Het dashboard laat zien hoe de dossiers ervoor staan en waar de capaciteit krap wordt. En herinneringen zorgen dat deadlines en openstaande taken niet blijven liggen.

Contact
Infografiek van de werkwijze van het CRM- en operationsplatform voor administratiekantoren, met klantbeheer, dossierbeheer, urenregistratie, capaciteitsplanning en deadlinebewaking ondersteund door de Ai-laag van Vindex.

Meer dan kantoorsoftware

Het platform vormt de basis. Daarboven kun je nog de Ai-laag van Vindex toevoegen.

Ai-agents kunnen zelfstandig:

  • binnenkomende e-mails samenvatten;
  • klantinformatie uit berichten herkennen;
  • opvolgtaken aanmaken;
  • herinneren aan openstaande uren en dossiers;
  • afwijkingen signaleren;
  • gegevens tussen onderdelen synchroon houden.

Zo ontstaat één samenhangende werkomgeving, zonder extra losse tools. Mensen blijven aan het roer en de data blijft onder controle van de organisatie.

Plan een kennismaking in
Infografiek van het CRM- en operationsplatform voor administratiekantoren met klantbeheer, dossierbeheer, urenregistratie, capaciteitsplanning en de Ai-laag van Vindex.

Waarom administratiekantoren kiezen voor één platform

Veel kantoren werken met een combinatie van spreadsheets, losse urensystemen en verschillende pakketten voor klantbeheer. Daardoor gaat tijd verloren aan zoeken, overtypen en afstemmen.

Door klantbeheer, dossierbeheer, planning en urenregistratie samen te brengen:

  • ontstaat meer overzicht;
  • wordt capaciteit beter zichtbaar;
  • zijn uren sneller factureerbaar;
  • neemt handmatig werk af;
  • ontstaat meer rust rond deadlines.
Kennismaking inplannen
Automatisering van PDF-verwerking met Ai
Meer lezen Automatische HR-mailanalyse met AI voor personeelsafdelingen HR-afdeling gebruikt AI voor slimme verwerking van inkomende e-mails.
Ai-gestuurde mailverwerking voor HR-afdelingen
Meer lezen
Ai- automatisering van afwijkende banktransacties
Meer lezen

Een voorbeeld

Een kantoor werkte met een los planningsbestand, een apart urensysteem en klantgegevens op meerdere plekken. Rond elke deadline ging er tijd verloren aan nabellen en uitzoeken wie wat had gedaan. Met het platform staat alles in één omgeving: uren zijn per klant direct factureerbaar, de capaciteit is zichtbaar in het seizoen, en het nabellen is grotendeels verdwenen. Het resultaat is meer rust rond de deadlines.

Contact

Voor welke kantoren

  • administratiekantoren met groeiambitie;
  • kantoren die uren en capaciteit beter willen sturen, vooral in het seizoen;
  • kantoren die af willen van losse systemen en handmatig bijhouden;
  • kantoren die vooruit willen, maar met verstand.

En nu? 

Plan een korte kennismaking. Dan lopen we het platform door aan de hand van je eigen dossiers, planning en cijfers.

Ontdek wat Vindex voor je kan betekenen 
Of schakel direct met Martijn Wijnen

Directeur

martijn@vindex.nl
Thumbnail

Heb je vragen? Wij hebben antwoorden.

Is dit platform geschikt voor kleine administratiekantoren?

Ja. Je richt het in op je eigen processen en het groeit met je mee, of je nu één team hebt of meerdere vestigingen.

Kan ik mijn boekhoudpakket koppelen?

Ja. Koppelingen met bestaande systemen zijn mogelijk. Daardoor hoef je niet direct een grote IT-migratie uit te voeren.

Kan ik uren per klant en per dossier registreren?

Ja. Uren worden direct gekoppeld aan klant en dossier, zodat ze klaar zijn voor de facturatie en rapportages.

Draait het platform in de cloud?

Ja. Het platform draait in de cloud.