Automatisering van PDF-verwerking met Ai

voor een gespecialiseerde fabrikant in bouwkundige deur-, raam- en glasoplossingen.

De uitdaging: veilige en schaalbare documentverwerking

Een gespecialiseerde fabrikant in bouwkundige deur-, raam- en glasoplossingen verwerkte grote aantallen complexe PDF-documenten met technische productspecificaties. Deze documenten, met vaak meer dan 30 pagina’s, zijn essentieel voor productie, werkvoorbereiding en ketenintegratie.

De documenten waren inhoudelijk en structureel zeer divers:

systeemgegenereerde specificaties;
handmatig samengestelde documenten;
gescande documenten van leveranciers en partners.

Voor correcte interpretatie was specialistische domeinkennis nodig. Hierdoor ontstond:

een sterke afhankelijkheid van enkele medewerkers;
lange doorlooptijden;
verhoogd risico op fouten bij handmatige invoer.

Daarnaast nam het documentvolume toe en bleven formats veranderen. De klant stelde daarom expliciet de eis dat de oplossing zonder bigtech-software, volledig data‑soeverein en toekomstbestendig moest zijn.

De centrale vraag:

Hoe automatiseren we complexe PDF-verwerking met behoud van kwaliteit, snelheid en volledige controle over data en technologie?

Plan een demo in

De oplossing: soevereine Ai in een Europese private cloud

Vindex ontwierp een volledig soevereine Ai-oplossing, draaiend binnen een Europese private cloud-infrastructuur. Alle data, Ai-modellen en verwerking blijven binnen gecontroleerde omgevingen die eigendom zijn van de organisatie of onder EU‑jurisdictie vallen.

Architectuur en technische opzet

De oplossing bestaat uit een modulaire, opensource‑gerichte architectuur:

een Europese documentmanagementomgeving (private cloud, geen SaaS) voor veilige intake en opslag van PDF-bestanden;
schaalbare serverloze verwerkingscomponenten voor documentvoorbewerking, waaronder paginasegmentatie en beeldoptimalisatie;
een domeinspecifiek soeverein Ai-model, ontwikkeld en gehost binnen de private cloud, dat pagina’s analyseert en technische gegevens herkent en structureert;
automatische omzetting naar gestructureerde gegevensformaten (JSON) en uniforme Excel-sjablonen.

Deze output sluit direct aan op derde systemen voor productie en planning en elimineert eventuele handmatige invoer. De Ai-modellen zijn specifiek afgestemd op bouwkundige productinformatie en leren omgaan met variërende documenten en lay-outs. Dankzij een ingebouwde kwaliteitslaag blijft de verwerking betrouwbaar, ook wanneer leveranciers hun formats aanpassen. Geen data verlaat de private cloud.

Contact

Het resultaat

De voordelen van deze slimme automatiseringsoplossing zijn direct zichtbaar:

90% tijdsbesparing per document, we gingen van circa 2 uur naar slechts 12 minuten;
100% foutreductie in data-extractie, handmatige invoer is nu volledig geëlimineerd;
60% hogere productiviteit, teams besteden nu meer tijd aan waardevoller werk, wat voor iedereen fijner is;
5+ gestructureerde Excel-uitvoerbestanden per document geschikt voor directe integratie met productie- en planningssystemen;
schaalbaar tot 300+ documenten per maand zonder extra capaciteit of kwaliteitsverlies.

Deze cloudnative Ai-oplossing heeft het volledige verwerkingsproces van PDF’s getransformeerd. Wat eerder afhankelijk was van handwerk en specialistische kennis, is nu een schaalbare, betrouwbare en foutloze workflow die klaar is voor toekomstige groei.

Contact