Waarom gebruiken administratiekantoren vaak meerdere systemen?

In het kort

Administratiekantoren werken vaak met veel verschillende systemen omdat klanten uiteenlopende software gebruiken. De ene klant werkt met Exact Online, de andere met AFAS, Twinfield, Moneybird of SnelStart. Daardoor moeten kantoren dagelijks schakelen tussen verschillende applicaties en ontstaat de uitdaging om klantinformatie en processen overzichtelijk te houden.

Waarom gebruiken administratiekantoren zoveel verschillende systemen?

Een administratiekantoor heeft te maken met veel verschillende processen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• relatiebeheer;
• dossierbeheer;
• documentopslag;
• planning;
• communicatie;
• rapportages.

Daar komt nog iets bij.

Klanten gebruiken vaak verschillende boekhoudpakketten. De ene klant werkt met Exact Online, terwijl een andere klant kiest voor AFAS, Twinfield, Moneybird of SnelStart.

Daardoor werken medewerkers niet alleen met hun eigen software, maar ook dagelijks met de systemen van klanten.

Waarom gebruiken klanten verschillende boekhoudpakketten?

Iedere onderneming is anders.

Waar de ene organisatie kiest voor Exact Online, werkt een andere onderneming liever met AFAS of Twinfield. Kleinere bedrijven kiezen soms voor Moneybird of SnelStart.

Daardoor ontstaat er vanzelf een divers softwarelandschap.

Voor administratiekantoren is dat heel normaal. De uitdaging zit niet zozeer in het aantal systemen, maar in het behouden van overzicht en het minimaliseren van handmatige taken. Juist wanneer medewerkers dagelijks tussen verschillende pakketten schakelen, wordt het belangrijk om informatie en processen zo efficiënt mogelijk te organiseren.

Welke problemen levert dat op?

Wanneer informatie verspreid raakt over verschillende systemen, ontstaan er vaak praktische problemen.

Bijvoorbeeld:

• klantgegevens staan op meerdere plekken;
• documenten zijn lastig terug te vinden;
• afspraken worden niet centraal vastgelegd;
• collega’s beschikken over verschillende informatie;
• medewerkers moeten veel schakelen tussen systemen;
• kennis belandt in mailboxen en Excel-bestanden.

Hierdoor kost het meer tijd om informatie terug te vinden en neemt de kans op fouten toe.

Waarom is standaardiseren vaak niet realistisch?

Op papier lijkt één standaardpakket voor alle klanten ideaal.

In de praktijk werkt dat meestal anders.

Klanten kiezen hun eigen software en hebben vaak goede redenen om dat te doen. Volledige standaardisatie is daarom niet altijd haalbaar.

Voor veel administratiekantoren gaat het niet om het vervangen van alle software, maar om het behouden van overzicht ondanks de verschillen.

Waar raakt informatie vaak verspreid?

Daardoor moeten medewerkers regelmatig meerdere systemen raadplegen om een volledig klantbeeld te krijgen.

Hoe houd je dan toch overzicht?

Meer software toevoegen is niet altijd de oplossing.

Vaak ontstaat overzicht juist door informatie centraal te organiseren (bijvoorbeeld aan de hand van een Ai-agent).

Daardoor kunnen medewerkers:

• klantgegevens sneller terugvinden;
• documenten eenvoudiger raadplegen;
• contactmomenten centraal vastleggen;
• openstaande acties volgen;
• sneller zien wat er bij een klant speelt.

Hierdoor hoeven medewerkers minder te zoeken en ontstaat meer rust in de dagelijkse praktijk.

Voorbeeld: vijf klanten, vijf pakketten

Een administratiekantoor werkt voor klanten die gebruikmaken van:

• Exact Online;
• AFAS;
• Twinfield;
• Moneybird;
• SnelStart.

Daarnaast gebruikt het kantoor zelf Outlook, SharePoint en verschillende interne applicaties.

Hoewel de software per klant verschilt, willen medewerkers wel op één plek kunnen zien:

• wie de klant is;
• welke afspraken zijn gemaakt;
• welke documenten beschikbaar zijn;
• welke werkzaamheden openstaan;
• welke contactmomenten hebben plaatsgevonden.

Juist daarom kiezen veel kantoren voor een centrale werkomgeving.

Waarom kiezen administratiekantoren voor een maatwerk CRM-webapplicatie?

Een maatwerk CRM-webapplicatie vervangt niet per se alle bestaande systemen.

Het zorgt er vooral voor dat klantinformatie, dossiers en werkprocessen op één centrale plek samenkomen.

Daardoor ontstaat meer overzicht, ongeacht welke software klanten gebruiken.

Het doel is niet om systemen te vervangen, maar om informatie beter te organiseren.

Hoe pakt Vindex dit aan?

Vindex ontwikkelt maatwerk CRM-webapplicaties en agents voor administratiekantoren.

Daarbij staat niet de software centraal, maar het proces.

Door klantinformatie, dossiers, werkvoorraad en contactmomenten samen te brengen ontstaat één centrale werkomgeving.

Daardoor wordt informatie beter vindbaar en neemt de afhankelijkheid van losse systemen af.

Veelgestelde vragen

Waarom werken administratiekantoren met zoveel verschillende systemen?

Omdat klanten vaak verschillende softwarepakketten gebruiken en processen in de loop der jaren afzonderlijk zijn ingericht.

Waarom gebruikt niet iedere klant hetzelfde boekhoudpakket?

Iedere onderneming heeft andere wensen en processen. Daardoor werken administratiekantoren vaak met klanten die Exact Online, AFAS, Twinfield, Moneybird of SnelStart gebruiken.

Is het erg om meerdere systemen te gebruiken?

Niet per se. Het belangrijkste is dat informatie overzichtelijk blijft en eenvoudig terug te vinden is.

Moet je alle systemen vervangen?

Nee. Vaak is het belangrijker om informatie beter te organiseren dan om alle software te vervangen.

Kan één systeem alle software vervangen?

Meestal niet. Het doel is vaak niet om alle software te vervangen, maar om meer overzicht te creëren.

Waarom kiezen administratiekantoren voor een maatwerk CRM-webapplicatie?

Omdat klantinformatie, dossiers en werkprocessen daarmee beter kunnen worden afgestemd op de dagelijkse praktijk.