5 redenen waarom factuurverwerking nog steeds handmatig gebeurd

Vrijwel ieder administratiekantoor beschikt tegenwoordig over software voor documentherkenning en digitale factuurverwerking. Toch ervaren veel medewerkers dat ze nog steeds een groot deel van hun tijd besteden aan het controleren, corrigeren en verwerken van documenten.

Hoe kan dat?

De belofte van automatisering klinkt aantrekkelijk: facturen komen binnen, worden automatisch herkend en direct verwerkt in het boekhoudpakket. De werkelijkheid blijkt vaak complexer. Tijdens gesprekken met administratiekantoren horen we regelmatig dat slechts een deel (soms maar 30%) van de documenten volledig automatisch verwerkt wordt. De rest vraagt nog steeds om menselijke tussenkomst.

Reden 1: Documenten komen uit te veel verschillende kanalen

Facturen komen allang niet meer uitsluitend via één mailbox of portaal binnen. Leveranciers gebruiken hun eigen werkwijze en sturen documenten via verschillende kanalen aan.

Denk aan:

  • e-mail;
  • portalen;
  • scan- en uploadomgevingen;
  • gedeelde mappen.

Daardoor ontstaat versnippering in het proces. Medewerkers moeten documenten verzamelen, controleren en ervoor zorgen dat alles op de juiste plek terechtkomt.

Zelfs wanneer documentherkenning goed werkt, blijft een deel van het werk handmatig omdat de aanlevering niet gestandaardiseerd is.

Hoe meer bronnen er gebruikt worden, hoe groter de kans op vertragingen, dubbele verwerking en gemiste documenten.

Reden 2: Niet iedere factuur ziet er hetzelfde uit

Software werkt het liefst met voorspelbare input. Leveranciers doen dat meestal niet.

Facturen worden aangeleverd in allerlei formaten, lay-outs en bestandssoorten. Sommige leveranciers sturen nette PDF-facturen, terwijl anderen scans, exports uit portals of documenten met afwijkende opmaak aanleveren.

Zodra een document afwijkt van wat de software verwacht, neemt de betrouwbaarheid af. Gegevens komen op een andere plek te staan, ontbreken gedeeltelijk of worden verkeerd geïnterpreteerd.

Het gevolg is dat medewerkers alsnog moeten controleren of de juiste informatie is overgenomen.

Reden 3: Niet ieder document is een factuur

Een veelvoorkomend probleem is dat er meer documenten binnenkomen dan alleen facturen.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • opdrachtbevestigingen;
  • proforma-facturen;
  • creditnota’s;
  • herinneringen;
  • aanmaningen;
  • offertes.

Voor een medewerker is het onderscheid vaak snel zichtbaar. Voor traditionele documentherkenning ligt dat ingewikkelder.

Daardoor belanden documenten soms in de verkeerde verwerkingstroom of moeten medewerkers achteraf corrigeren wat automatisch is verwerkt.

Reden 4: Afwijkingen vragen altijd om menselijke aandacht

Het probleem ontstaat wanneer:

  • een leverancier een nieuwe lay-out gebruikt;
  • een factuur ontbrekende gegevens bevat;
  • een bedrag afwijkt van eerdere facturen;
  • een btw-berekening niet klopt;
  • een leverancier voor het eerst voorkom.

Dit zijn de uitzonderingen die medewerkers handmatig beoordelen. Hoe meer uitzonderingen, hoe saaier en minder efficiënt de werkdag van de medewerker is.

Reden 5: Traditionele automatisering begrijpt geen context

Veel bestaande oplossingen zijn uitstekend in het uitlezen van gegevens.

Maar uitlezen is iets anders dan begrijpen.

Een traditioneel systeem kan bijvoorbeeld herkennen dat er een factuurnummer op een document staat. Wat het systeem meestal niet begrijpt, is wat het document betekent binnen de context van de administratie.

Daar zit het verschil tussen traditionele documentherkenning (OCR) en moderne Ai-oplossingen.

Een Ai-agent kijkt niet alleen naar losse velden, maar beoordeelt het volledige document. Daardoor kan de agent herkennen:

  • welk documenttype is aangeleverd;
  • of gegevens ontbreken;
  • of bedragen logisch zijn;
  • of sprake is van een mogelijke dubbele factuur;
  • welke boeking waarschijnlijk correct is.

Waarom administratiekantoren juist op afwijkingen vastlopen

Veel standaard administratiesoftware laten zien hoe snel standaardfacturen verwerkt kunnen worden. In de praktijk blijken standaardfacturen echter zelden de grootste uitdaging.

De meeste tijd gaat juist zitten in:

  • afwijkende documenten;
  • onvolledige facturen;
  • nieuwe leveranciers;
  • correcties;
  • controles.

Dat is precies waarom veel administratiekantoren ondanks automatisering nog steeds een groot deel van hun documentverwerking handmatig uitvoeren.

Standaardwerk loopt vaak prima. Het zijn de uitzonderingen die capaciteit opslokken.

Hoe Ai-agenten dit probleem oplossen

Een Ai-agent werkt samen met bestaande boekhoudsoftware zoals Exact, Twinfield, Yuki of AFAS.

In plaats van alleen gegevens uit te lezen, analyseert de agent eerst de inhoud en vorm van het document.

Vervolgens controleert de agent automatisch:

  • Is dit werkelijk een factuur?
  • Zijn alle verplichte gegevens aanwezig?
  • Kloppen de btw-bedragen?
  • Is dit document eerder verwerkt?
  • Past de voorgestelde boeking bij eerdere transacties?

Daardoor hoeven medewerkers veel minder documenten handmatig na te lopen en kunnen ze zich richten op de uitzonderingen die echt aandacht vragen.

Conclusie

Factuurverwerking blijft groterdeels handmatig omdat strandaard documentherkenning (OCR) tekortschiet. Factuurverwerking blijft handmatig omdat afwijkingen, uitzonderingen en controles nog altijd menselijke aandacht vragen.

Traditionele documentherkenning kan veel werk uit handen nemen, maar begrijpt vaak niet wat er op een document staat en hoe dat zich verhoud tot de gehele administratie. Daardoor blijven controles en correcties noodzakelijk.

Ai-agents vullen precies dat gat op.