Facturen automatisch inboeken in Exact, Twinfield, Yuki of AFAS: hoe werkt dat?

Facturen verwerken hoort bij het dagelijkse werk van ieder administratiekantoor. Toch kost het inboeken van facturen vaak meer tijd dan verwacht. Facturen komen binnen via e-mail, leveranciersportalen, scans en losse uploads. Vervolgens moeten medewerkers controleren of het daadwerkelijk om een factuur gaat, gegevens verifiëren, boekingsregels bepalen en afwijkingen signaleren voordat een document verwerkt kan worden.

Hoewel boekhoudpakketten zoals Exact, Twinfield, Yuki en AFAS allemaal beschikken over documentverwerking en herkenningsfunctionaliteit, blijkt in de praktijk dat veel documenten alsnog handmatig beoordeeld moeten worden. Tijdens gesprekken met administratiekantoren horen we regelmatig dat slechts ongeveer 30% van de binnenkomende documenten volledig automatisch verwerkt wordt. De overige 70% vraagt nog altijd om controles, correcties of menselijke beoordeling.

Dat komt doordat documenten lang niet altijd volgens een vast patroon worden aangeleverd. Denk aan nieuwe leveranciers, afwijkende layouts, proforma-facturen, opdrachtbevestigingen, creditnota’s of documenten met ontbrekende gegevens. Juist deze uitzonderingen zorgen ervoor dat medewerkers alsnog tijd kwijt zijn aan handmatige verwerking.

Steeds meer administratiekantoren kijken daarom naar manieren om facturen niet alleen automatisch uit te lezen, maar ook automatisch te begrijpen, controleren en verwerken binnen Exact, Twinfield, Yuki of AFAS. Daar komen Ai-agents in beeld.

Maar hoe werkt dat precies? En wat kan een Ai-agent vandaag de dag daadwerkelijk overnemen?

Wat betekent automatisch facturen inboeken?

Automatisch inboeken betekent dat software de gegevens van een factuur uitleest en direct verwerkt in het boekhoudpakket. Denk hierbij aan:

  • leveranciersnaam herkennen;
  • factuurnummer uitlezen;
  • factuurdatum verwerken;
  • btw-bedragen controleren;
  • grootboekrekening voorstellen;
  • kostenplaats toewijzen;
  • factuur boeken in Exact, Twinfield, Yuki of AFAS.

Waar traditionele OCR-oplossingen vooral tekst uitlezen, gaat een Ai-agent een stap verder. De agent begrijpt de context van de factuur en voert aanvullende controles uit voordat een boeking wordt aangemaakt. Daardoor worden afwijkingen gelijk opgemerkt en de agent neemt vervolgens actie. Zo kan hij bijvoorbeeld missende informatie automatisch opvragen of een seintje sturen naar de juiste medewerker.

Hoe werkt automatische factuurverwerking?

Het proces ziet er meestal zo uit:

Stap 1: Factuur ontvangen

Facturen komen binnen via:

  • e-mail;
  • uploadomgeving;
  • leveranciersportalen;
  • gedeelde mappen.

Stap 2: Document herkennen

De Ai-agent bepaalt automatisch:

  • Is dit een factuur?
  • Is dit een proforma?
  • Is dit een opdrachtbevestiging?
  • Is dit een herinnering?

Hierdoor belanden verkeerde documenten niet in de administratie.

Stap 3: Gegevens uitlezen

Vervolgens leest de Ai-agent automatisch de relevante gegevens uit het document, zoals de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldatum, de btw-bedragen en het totaalbedrag.

Stap 4: Boekingsvoorstel maken

Op basis van de uitgelezen gegevens, eerdere boekingen en ingestelde regels wordt automatisch een passende journaalpost voorgesteld.

Stap 5: Verwerken in Exact, Twinfield, Yuki of AFAS.

Na controle wordt de factuur direct verwerkt in Exact Online, Twinfield, Yuki of AFAS.

OCR versus Ai: wat is het verschil?

Traditionele OCR

  • Leest tekst uit documenten;
  • herkent vaste velden;
  • werkt vooral op basis van patronen;
  • heeft moeite met uitzonderingen.

Ai-agent

  • Begrijpt documentcontext;
  • herkent documenttypes;
  • herkent tekst ongeacht de lay-out;
  • voert controles uit;
  • signaleert afwijkingen;
  • ondersteunt besluitvorming.

OCR leest. Ai begrijpt.

En juist dat verschil maakt het mogelijk om meer documenten automatisch te verwerken.

Wat levert dit op voor administratiekantoren?

  • Tot tientallen procenten minder handmatig werk (we starten pas een project indien we minimaal 1 FTE aan handmatig werk kunnen besparen);
  • minder correctieboekingen;
  • snellere verwerking van documenten;
  • hogere kwaliteit van administraties;
  • betere schaalbaarheid;
  • meer ruimte voor klantadvies.

Vooral kantoren met grote aantallen uiteenlopende facturen profiteren snel van deze automatisering.

Niet meer harder werken, maar slimmer verwerken

Veel administratiekantoren lopen niet tegen een gebrek aan klanten aan. Ze lopen tegen een gebrek aan capaciteit aan. Het aantal documenten groeit, terwijl de beschikbare tijd niet meegroeit. Meer mensen aannemen is duur en lastig. Door documentverwerking intelligent te automatiseren ontstaat ruimte om te groeien zonder dat de werkdruk even hard stijgt.

Conclusie

Facturen automatisch inboeken in Exact, Twinfield, AFAS of Yuki gaat tegenwoordig veel verder dan OCR of  standaard documentherkenning.  De grootste winst zit niet alleen in het uitlezen van documenten, maar in het herkennen en oplossen van afwijkingen voordat medewerkers ermee aan de slag moeten.

Een Ai-agent helpt administratiekantoren juist daar waar traditionele documentherkenning tekortschiet: bij het begrijpen, controleren en verwerken van documenten voordat ze in het boekhoudpakket terechtkomen.

Standaard is oké. Tot het afwijkt. Dan kost het tijd. Daar zet je een Ai-agent op.