een AI-abonnement Jouw data. Jouw Ai.
een AI-abonnement 100% Nederlands. 100% veilig.
een AI-abonnement Slimmer werken
+31 (0) 20 6 254 254 info@vindex.nl Vrijblijvend adviesgesprek

Grip op AI-gebruik binnen de onderwijsorganisatie

Van shadow-AI naar één private AI-omgeving.

Kennismaking inplannen
Medewerker gebruikt het veilige Vindex Ai-platform voor scholen om schooldocumenten en kennisbanken te doorzoeken.

De vraag vanuit de klant

Een onderwijsorganisatie in Zuid-Holland met meerdere scholen en meer dan duizend medewerkers schakelde onze hulp in. De organisatie bestaat uit verschillende scholen met een hoge mate van zelfstandigheid. Daardoor ontstonden ook verschillen in de manier waarop AI werd gebruikt. Op sommige scholen maakten medewerkers gebruik van ChatGPT, terwijl andere teams experimenteerden met Microsoft Copilot of andere publieke AI-tools. Hoewel het enthousiasme groot was, ontbrak een gezamenlijke aanpak. Er was weinig inzicht in welke oplossingen werden gebruikt, welke informatie werd gedeeld en hoe dat zich verhield tot privacy-, beveiligings- en compliance-eisen.

Vanuit de overkoepelende organisatie ontstond daarom de behoefte om duidelijke kaders te stellen. Niet om AI af te remmen, maar juist om het veilig, beheersbaar en organisatiebreed beschikbaar te maken.

De centrale vraag was: “Hoe zorgen we voor één veilige en toekomstbestendige AI-strategie voor alle scholen, zonder de gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers te verliezen?”

Plan een kennismaking

De oplossing

Vindex implementeerde een private AI-platform dat fungeert als centrale AI-laag boven bestaande systemen en informatiebronnen.

Via het platform kregen medewerkers toegang tot verschillende AI-agents die zijn ingericht voor specifieke werkzaamheden binnen het onderwijs. Denk aan het beantwoorden van vragen over beleid, het opstellen van communicatie, het samenvatten van documenten en het ontsluiten van organisatiekennis.

De oplossing kan gekoppeld worden aan bestaande bronnen en applicaties, zoals SharePoint, Teams, kwaliteitssystemen en interne documentatie. Hierdoor blijft kennis beschikbaar vanuit de systemen die medewerkers al gebruiken, terwijl de interactie plaatsvindt via één centrale AI-omgeving.

Daarnaast werd een organisatiebreed kader ingericht voor:

Hiermee ontstond één platform waarmee alle scholen veilig gebruik kunnen maken van AI binnen dezelfde organisatorische kaders.

Contact
Van losse publieke Ai-tools naar één veilig Vindex Ai-platform voor meerdere scholen, met grip op gebruik, data en beleid.

Het resultaat

Binnen enkele maanden groeide het gebruik van de private AI-omgeving uit tot de standaard werkwijze voor medewerkers binnen de organisatie.

De belangrijkste resultaten:

  • Eén organisatiebreed AI-platform toegankelijk voor alle medewerkers van de verschillende scholen.
  • Vervanging van meerdere losse AI-tools door één beheersbare omgeving.
  • Duidelijke governance en beleid rondom AI-gebruik.
  • Volledig inzicht in het gebruik van AI-agents binnen de organisatie.
  • Behoud van bestaande autorisaties en toegangsrechten.
  • Gemiddeld 1 tot 2 uur tijdsbesparing per medewerker per week bij administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
  • Minder afhankelijkheid van publieke AI-tools voor dagelijkse werkzaamheden.
  • Snellere toegang tot kennis en informatie uit verschillende bronnen.

De grootste winst zat niet alleen in efficiëntie, maar ook in controle. Waar voorheen iedere school haar eigen weg zocht in de snel veranderende AI-markt, beschikt de organisatie nu over één centrale omgeving waarmee medewerkers verantwoord gebruikmaken van AI binnen vastgestelde kaders.

Contact

Conclusie

Voor onderwijsorganisaties ligt de uitdaging niet langer in de vraag of medewerkers AI gebruiken, maar hoe je dat op een veilige en beheersbare manier organiseert.

Met het private AI-platform van Vindex werd de stap gezet van versnipperd AI-gebruik naar één centrale voorziening. Daardoor profiteren scholen van de voordelen van AI, terwijl de organisatie grip houdt op data, governance en compliance.

Contact
SharePoint, Teams, het leerlingvolgsysteem en andere informatiebronnen gekoppeld aan één veilig Vindex Ai-platform voor medewerkers.

Benieuwd hoe je als onderwijsorganisatie grip krijgt op AI-gebruik zonder innovatie te remmen?

Neem vandaag nog contact op. We denken met je mee.

Contact Demo inplannen
Of schakel direct met Rick van Schaick

Business Development Manager

rick@vindex.nl
Thumbnail

FAQ

Wat is een private AI-omgeving voor scholen?

Een private AI-omgeving is een afgeschermd platform waarin medewerkers AI kunnen gebruiken binnen de beveiligings-, privacy- en toegangsregels van de onderwijsorganisatie. De organisatie bepaalt welke medewerkers toegang hebben, welke informatiebronnen beschikbaar zijn en wat AI-agents mogen uitvoeren. Nederlandse hosting toevoegen

Hoe voorkom je shadow-AI binnen een onderwijsorganisatie?

Alleen het verbieden van publieke AI-tools is meestal niet voldoende. Medewerkers hebben een veilig en gebruiksvriendelijk alternatief nodig waarmee zij hun werkzaamheden daadwerkelijk kunnen uitvoeren. Met één centrale AI-omgeving kan de organisatie duidelijke kaders stellen en tegelijkertijd praktisch gebruik van AI mogelijk maken.

Kan het Vindex AI-platform worden gekoppeld aan bestaande schoolsystemen?

Ja. Het platform kan worden gekoppeld aan onder meer SharePoint, Teams, interne documentatie, kennisbanken en leerlingvolg- of leerlingadministratiesystemen. Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van de ingestelde koppelingen, autorisaties en gebruiksdoelen.

Moeten bestaande applicaties worden vervangen?

Nee. Het Vindex AI-platform vormt een centrale AI-laag boven bestaande applicaties en informatiebronnen. Medewerkers kunnen daardoor via één omgeving informatie vinden en gebruiken, terwijl de bestaande systemen de oorspronkelijke bron blijven.

Blijven bestaande toegangsrechten behouden?

Bij de inrichting wordt aangesloten op bestaande rollen, rechten en autorisaties. Een medewerker krijgt via de AI-omgeving alleen toegang tot informatie waarvoor diegene bevoegd is. De precieze inrichting wordt afgestemd op het autorisatiebeleid van de onderwijsorganisatie.

Waarvoor kunnen medewerkers AI-agents gebruiken?

AI-agents kunnen bijvoorbeeld vragen over beleid beantwoorden, documenten samenvatten, communicatie voorbereiden en interne kennis ontsluiten. Ook kunnen agents worden ingericht voor specifieke administratieve en ondersteunende processen binnen de scholen.

Hoe houdt de organisatie toezicht op het gebruik van AI?

Binnen één centraal platform kunnen afspraken worden vastgelegd over toegangsrechten, goedgekeurde kennisbronnen, beschikbare AI-agents en toegestane toepassingen. Hierdoor ontstaat meer inzicht in en controle over het gebruik dan bij verschillende losse publieke AI-tools.

Is één AI-platform geschikt voor meerdere zelfstandige scholen?

Ja. De overkoepelende organisatie kan centrale afspraken vastleggen, terwijl per school, team of functie verschillende bronnen, rechten en AI-agents beschikbaar kunnen worden gesteld. Zo ontstaat één gezamenlijke basis zonder dat iedere school exact hetzelfde hoeft te gebruiken.

Hoe begint een onderwijsorganisatie met veilige AI?

Begin met het inventariseren van de gebruikte AI-tools, de informatie die medewerkers verwerken en de belangrijkste risico’s. Kies vervolgens enkele concrete toepassingen en leg afspraken vast over data, rechten, toezicht en verantwoordelijkheden. Vanuit die basis kan het gebruik gecontroleerd worden uitgebreid.