Jouw data. Jouw Ai. 
De uitdaging
Op papier leek het verwerken van inkoopfacturen goed georganiseerd. Facturen kwamen binnen, werden gecontroleerd en vervolgens geboekt in het financiële systeem. Toch kostte het proces iedere dag meer tijd dan nodig was.
Een deel van de facturen kwam binnen via e-mail. Andere leveranciers werkten met een eigen portaal, waardoor medewerkers dagelijks moesten inloggen om nieuwe documenten op te halen. Iedere leverancier had daarin zijn eigen werkwijze. Sommige facturen waren compleet, andere misten informatie of weken af van de verwachtingen.
Geen van die handelingen was ingewikkeld. Maar samen vormden ze een proces die meer tijd innam dan gewenst en die eigenlijk ook heel saai was om dag in dag uit uit te voeren. Wel weten de medewerkers precies waar ze moesten kijken en waarop ze moesten letten. Daardoor werkte het proces, maar het werd ook kwetsbaar. Naarmate het aantal facturen groeide, groeide de werkdruk mee.
Vooral rondom de maandafsluiting werd dat merkbaar. Achterstanden moesten worden weggewerkt, afwijkingen kwamen pas laat aan het licht en vragen vanuit de organisatie zorgden voor extra druk op de financiële administratie.
De organisatie stelde daarom een eenvoudige vraag: kunnen we de tijd die nu opgaat aan verzamelen, controleren en overtypen minimaliseren?
