Van gespreksverslag naar compleet dossier: AI automatiseert verslaglegging in het onderwijs

De vraag vanuit de klant

Een onderwijsstichting voor primair onderwijs met twaalf scholen en ruim 400 medewerkers voert wekelijks tientallen gesprekken: oudergesprekken, zorggesprekken, groepsbesprekingen en evaluaties met actielijsten. Elk gesprek moet zorgvuldig worden vastgelegd in het leerlingdossier, in ParnasSys. In de praktijk kostte dat leerkrachten en intern begeleiders veel tijd: verslagen werden met de hand uitgewerkt, vaak pas dagen na het gesprek, met wisselende kwaliteit en het risico dat actiepunten tussen wal en schip vielen.

De hulpvraag: “Hoe zorgen we dat iedere leerkracht en IB’er na een gesprek snel en zorgvuldig een dossier bijwerkt, zonder dat verslaglegging ten koste gaat van tijd voor de leerlingen?”

Het resultaat

• Gemiddeld 2 tot 3 uur tijdsbesparing per leerkracht of IB’er per week.
• Dossiers binnen 24 uur na een gesprek compleet, in plaats van na dagen.
• Uniforme kwaliteit van verslaglegging over alle scholen van de stichting.
• Minder gemiste actiepunten na ouder- en zorggesprekken.
• Rechtstreeks doorzetten naar ParnasSys, zonder dubbel typwerk.
• Volledig AVG-conforme verwerking van gevoelige leerlingdata.
• Medewerker houdt controle: geen tekst gaat ongezien het dossier in.

“De stap gezet van tijdrovend overtypen naar een dossier dat binnen een dag na het gesprek op orde is, met behoud van de zorgvuldigheid die leerlingdossiers vereisen.”