Van Excel naar Ai bij gemeenten: de volgende stap in overzicht en uitvoering

TL;DR
Gemeenten gebruiken Excel om overzicht te creëren waar systemen tekortschieten. Door daar een veilige Ai-laag bovenop toe te voegen, wordt informatie niet alleen opgeslagen maar direct vindbaar, begrijpelijk en bruikbaar. Excel blijft het fundament, Ai maakt de informatie actief toepasbaar binnen de organisatie, zonder dat data de private cloud verlaat.

Excel brengt structuur. En Ai maakt die structuur direct bruikbaar

Excel creëert overzicht, maar Ai maakt informatie direct toegankelijk en toepasbaar 

Binnen veel gemeenten vervult Excel een cruciale rol. Het brengt overzicht in werk dat anders verspreid blijft. Vergunningen worden gevolgd in Excel. Woo-verzoeken worden geregistreerd en beleidsdocumenten geïndexeerd in Excel.   

Dat is logisch. Excel is flexibel, toegankelijk en effectief. 

In ons blog Excel bij gemeenten: geen noodoplossing, maar het fundament onder overzicht en uitvoering beschrijven we hoe Excel in veel gemeenten deze structuur al dagelijks biedt. 

Maar Excel kent ook een grens. Want Excel organiseert informatie, Ai ontsluit het. 

Waar Excel laat zien wat er is, maakt Ai het direct bruikbaar. Niet door Excel te vervangen, maar door Excel te versterken. 

Gemeenten besteden nog steeds veel tijd aan zoeken en interpreteren

Handmatige analyse blijft nodig, omdat informatie nog niet direct bevraagd kan worden

Zelfs met goed ingerichte Excel-overzichten blijft een belangrijk deel van het werk handmatig: 

• medewerkers zoeken naar het juiste document; 

• controleren of informatie nog actueel is; 

• stellen samenvattingen samen; 

• beantwoorden vragen op basis van bestaande bestanden; 

• en combineren informatie uit meerdere bronnen. 

Dat kost tijd. En maakt processen afhankelijk van individuele kennis. De informatie is er, maar is lang niet altijd direct toegankelijk. 

Die onderliggende Excel-structuren vormen vaak al het werkoverzicht, zoals we in ons Excel-blog voor gemeenten laten zien. 

Een Ai-laag bovenop Excel verandert hoe gemeenten met informatie werken

Informatie wordt niet meer handmatig gezocht, maar direct bevraagd en geïnterpreteerd 

Wanneer een veilige Ai-laag wordt toegevoegd bovenop bestaande Excel-bestanden, ontstaat een fundamenteel andere manier van werken. Het proces verandert. Want je doorzoekt bestanden niet meer, maar vraagt aan de informatie zelf. 

Bijvoorbeeld: 

• welke Woo-verzoeken zijn er nog in behandeling; 

• welke vergunningen lopen vertraging op; 

• welk beleid is er van toepassing op deze situatie; 

• welke dossiers zijn vergelijkbaar met deze aanvraag. 

De Ai-laag leest en begrijpt de informatie in Excel. En geeft direct antwoord. 

Dat versnelt werk en verhoogt de betrouwbaarheid. 

Excel blijft de basis. Ai maakt die basis intelligent

De combinatie van Excel en Ai versterkt bestaande processen zonder vervanging 

De kracht van deze aanpak zit in de combinatie. Excel blijft de plek waar structuur wordt vastgelegd, waar processen worden gevolgd en waar informatie wordt beheerd. 

De Ai-laag zorgt ervoor dat die informatie direct bruikbaar wordt, zonder dat medewerkers nog hoeven te zoeken of handmatig casussen hoeven te analyseren. 

Excel wordt daarmee niet vervangen, Excel wordt ermee versterkt. 

Excel blijft daarmee het fundament waarop verdere digitalisering en Ai-toepassingen kunnen voortbouwen, zoals uitgebreid wordt toegelicht in ons blog over Excel binnen gemeenten. 

Veiligheid en controle zijn daarbij essentieel

Een private cloud waarborgt dat gemeentelijke data binnen eigen regie blijft 

Gemeenten werken met gevoelige informatie: burgergegevens, beleidsdocumenten, juridische dossiers. Die informatie behoort binnen de eigen organisatie te blijven. Dit sluit aan bij de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens over het zorgvuldig verwerken van persoonsgegevens binnen overheidsorganisaties.

Een publieke Ai-tool is daarvoor niet geschikt; die verwerkt data buiten de directe controle van de gemeente. 

Een Ai-laag in een private cloud werkt fundamenteel anders. 

De data blijft daarmee binnen de eigen omgeving, binnen Nederlandse infrastructuur,onder volledige regie van de gemeente zelf. 

Nieuwe toepassingen bovenop bestaande (Excel-)structuren 

Ai maakt bestaande Excel-informatie direct doorzoekbaar, begrijpelijk en toepasbaar 

Met een veilige Ai-laag boven Excel ontstaan direct nieuwe mogelijkheden: 

• medewerkers kunnen vragen stellen aan bestaande overzichten, zonder bestanden te openen; 
• beleidsdocumenten worden direct vindbaar en begrijpelijk;
• woo-verzoeken worden sneller samengesteld, omdat relevante documenten automatisch worden gevonden, in lijn met de verplichtingen uit de Wet open overheid zoals toegelicht door de Rijksoverheid; 
• vergunningtrajecten worden inzichtelijk zonder handmatige analyse; 
• nieuwe medewerkers kunnen sneller werken, omdat kennis direct toegankelijk is. 

De informatie was er al, Ai maakt die informatie direct bruikbaar. 

Daarbij blijft Excel essentieel. Het biedt structuur, controle en betrouwbaarheid. Ai bouwt daarop voort. Gemeenten die deze stap zetten, creëren een werkomgeving waarin informatie niet alleen wordt opgeslagen, maar actief ondersteunt in dagelijkse uitvoering en besluitvorming. Niet door bestaande werkwijzen te vervangen, maar door er een intelligente laag aan toe te voegen. 

Vindex brengt een veilige Ai-laag bovenop bestaande Excel-omgevingen

Een private Ai-laag die werkt met bestaande Excel-data zonder dat informatie de organisatie verlaat 

Vindex is ontworpen om precies dit mogelijk te maken:  

• een Ai-laag die werkt bovenop bestaande data; 

• inclusief Excel-bestanden;zonder dat data de organisatie verlaat; 

• binnen een private cloud; 

• onder volledige regie van de gemeente zelf. 

Dat maakt het mogelijk om de waarde van bestaande Excel-structuren direct te vergroten en om informatie om te zetten in directe ondersteuning. 

Samenvatting

Excel vormt binnen gemeenten de praktische basis voor overzicht en uitvoering. Het brengt structuur in vergunningen, Woo-verzoeken en beleidsinformatie. Door een Ai-laag bovenop bestaande Excel-bestanden toe te voegen, wordt deze informatie direct toegankelijk en bruikbaar. Medewerkers vinden sneller antwoorden, processen versnellen en de bestaande Excel-structuur blijft intact. Zo ontstaat een logische volgende stap in digitale ondersteuning, met behoud van regie en veiligheid.